Sistema de hoteles

 

Todos sabemos que un o una recepcionista es el trabajador que atiende a los usuarios de un hotel.

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La zona donde trabaja se llama recepción y suele estar muy cerca de la entrada de ese hotel.

 

Sus funciones son diversas, pero básicamente se trata de dar información a los posibles clientes.

 

Dentro de sus tareas está también la asistencia de los clientes ya sea personalmente, por teléfono, e-mail, etc.

 

Los recepcionistas deben de tener conocimientos administrativos y saber de sistema de hoteles.

 

Todos los recepcionistas son la tarjeta de presentación de cada hotel, por lo que tendrán que ser minuciosos en sus labores.

 

Por supuesto los recepcionistas además de entender de sistema de hoteles su principal labor es la atención al cliente.

 

Según el tipo de hotel que se trate los cometidos del recepcionista cambiará y se responsabilidades serán diferentes.

 

Principalmente deberán de proporcionar a los clientes de información muy precisa que necesiten los clientes.

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También serán responsables de gestionar cualquier solicitud de servicios de los clientes.

 

Estas gestiones pueden ser por correo, por fax, por teléfono o presencialmente.

 

Muchos de los hoteles tienen un sistema de hoteles para el cambio de diferentes divisas a disposición del cliente.

 

Si el hotel es muy internacional el recepcionista deberá de saber varios idiomas para poder asistir a los clientes.

 

En muchas ocasiones son los responsables de la venta de diferentes excursiones que se ofrecerá a los clientes.

 

En otras se encargarán de proporcionar entradas para conciertos, cines, teatros, etc.

 

Hay hoteles que dentro de su sistema de hoteles dan dentro del horario laboral cursos de idiomas a los recepcionistas.

 

Todas las ventas a los clientes obligan a que el recepcionista tenga que llevar una caja en cada cambio de turno.

 

Y en ocasiones también llevan el control de las cajas del restaurante, bar, cafetería, etc.

 

Cuando el hotel es grande suelen manejar un radiotransmisor para poder comunicarse con los diferentes equipos del hotel.

 

Llevan un control de toda persona que entra o sale del edificio.

Sistema hoteles

También dentro del sistema de hoteles, serán encargados de llevar los partes de limpieza o roturas que se puedan producir en el hotel.

 

Todos los extornos que se produzcan en el hotel deberán de anotarlos a un diario de abordo para poder llevar correctamente las quejas de los clientes.

 

Un trabajo muy importante de los recepcionistas es saber el estado del hotel en general y saber con minuciosidad las habitaciones ocupadas o libres y las reservas.

 

Deberán manejar un sistema de hoteles informático y el control de las llaves de cada habitación, así como las copias.

 

Deberán hacer y entregar listados con información a los demás departamentos del hotel.

 

Así la Cocina (el Maitre) deberá de ser informado pertinentemente de los posibles clientes que van a hacer uso del restaurante.

 

Los encargados de los Pisos deberán saber cuándo los clientes van a dejar sus habitaciones, así como la hora de entrada de otros nuevos.

 

Llevaran dentro del sistema de hoteles la facturación de los cargos de los mini bares, gastos telefónicos de cada habitación, o la solicitud de tintorería por parte de algún cliente.

 

Administrativamente hablando tendrán que imprimir listados, hacer un manejo de la base de datos efectivo y estar al corriente de cualquier evento de la ciudad, para informar a los clientes.

 

Por supuesto, el director del hotel será su jefe inmediato y deberá de rendir cuentas ante él.

 

Para ello deberá entregarle la documentación interna del hotel para tenerle al día de todos los problemas que surjan.

 

Tendrá que preocuparse de las entradas inesperadas o enviarlos a otros hoteles cercanos.

 

Tendrá que llevar una relación constante con las agencias de viajes que serán los que lleven al hotel más clientes.

 

Técnicamente hablando las entradas o salidas de los clientes se llaman check-in y check-out.

 

Según sea la normativa de cada país, a la entrada en el hotel se le solicitará al cliente algún tipo de documentación de identidad, como pasaportes, D.N.I., Carnet de conducir, etc.

 

Estas estancias se registrarán en la base de datos de la policía, para localizar a personas en situación de búsqueda y captura.

 

En cada hotel suele haber diferentes recepcionistas que se van relevando según los turnos establecidos.

 

Por lo general hay un jefe de recepción que suele coincidir con el recepcionista que está en el turno de día.

 

El recepcionista de noche suele tener que poseer títulos diversos como el de riesgos laborales o de incendios que deben de impartir la dirección del hotel.

Así que podrá realizar planes de evacuación o de simulacros de incendio que la ley obliga.

 

El recepcionista nocturno deberá dar un informe de lo acontecido en la noche y será encargado de los vigilantes de seguridad o servicios auxiliares.

 

Y será el encargado de llamar a la policía o a los bomberos en caso de necesidad, mientras que lleva a los clientes a un punto de recuento.

 

Una vez que los bomberos o policía se han presentado en el hotel, el recepcionista nocturno cederá el cargo de jefe de seguridad a estos.

 

Otra de las labores dentro del sistema de hoteles del recepcionista nocturno es de atender la centralita telefónica.

 

Ellos tramitaran las solicitudes de los clientes, como la llamada a alguna ambulancia, médico, etc.

 

Mientras que los clientes duermen el hotel alcanzará su máxima ocupación por lo que es importante el recepcionista con turno nocturno.

 

Todos los recepcionistas deberán firmar un documento de confidencialidad, por el cual no podrán usar el material informático del hotel para uso propio.

 

Por ello no podrán enviar correos o hacer uso de Internet cuando esto implica el acceso de información exterior en los ordenadores del hotel.

 

Pero ya, en casi todos los hoteles suele haber un ordenador para conectarse a una intranet para ayudar a su labor diaria.

 

Se puede decir que el recepcionista nocturno es el representante máximo de su hotel y debe velar por sus intereses durante el turno que le corresponda.

 

Y tendrá muy presente que no admitirá a clientes borrachos o clientes que provoquen algún tipo de disturbio y para ello podrá solicitar la presencia de las fuerzas de seguridad.

 

Hay hoteles con piscina abierta que no permiten el uso de esta en horas nocturnas.

 

En estos casos será el recepcionista nocturno el que prestará vigilancia para que esto se lleve a cabo.

 

Las luces de la piscina estarán encendidas y sin nadie en sus alrededores.

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